Eine Party, egal ob groß oder klein und zu welchem Anlass, will gut geplant sein. Hier bekommst du eine Checkliste, mit der deine nächste Party zu einem Erfolg wird und allen lange in Erinnerung bleibt.
1. Party-Budget festlegen
Zu einer guten Party gehört nicht nur gute Musik. Die Gäste wollen auch anständig bewirtet werden. Eine schöne Deko gehört ebenfalls dazu, die Gäste sollen sich schließlich wohl fühlen. Das kostet Geld. Daher solltest du bei der Organisation der Party als Erstes das Budget festlegen. Dabei ist einiges zu berücksichtigen:
Wie viele Personen willst du einladen?
- Wo soll die Party stattfinden? Zu Hause oder soll eine Räumlichkeit angemietet werden?
- Was soll es zu essen geben? Ist ein Caterer notwendig oder soll das Essen selbst zubereitet werden?
- Welche Getränke sollen ausgeschenkt werden?
- Kommt die Musik aus der Box oder soll ein DJ oder jemand für Live-Musik engagiert werden?
- Die Kosten für die Deko musst du ebenfalls berücksichtigen.
- Für Unvorhergesehenes sollte noch eine kleine Reserve beim Budget berücksichtigt werden.
2. Die Gästeliste erstellen
Je nach Anlass und Budget fällt eine Party größer oder kleiner aus. Du entscheidest, wen du einlädst und wen nicht. Die wichtigsten Fragen bei der Gästeliste sind:
- Sollen nur Freunde und Familie kommen oder auch Nachbarn?
- Werden Arbeitskollegen eingeladen? Wer darf auf keinen Fall vergessen werden?
- Sollen die Einladungen gedruckt und versandt werden oder geht die Einladung per WhatsApp raus?
- Achte darauf, dass in der Einladung alle wichtigen Punkte vorhanden sind, wie Datum, Uhrzeit, Ort, Motto etc.
3. Die Party-Location bestimmen
Abhängig vom Anlass, der Zahl der Gäste und dem Motto muss bestimmt werden, wo die Party stattfinden soll.
- Kann die Party zu Hause oder bei einem Freund oder Freundin stattfinden?
- Sind Kinder dabei? Wenn ja, unbedingt für ausreichend Beschäftigung, Spiele und Animation sorgen!
- Muss eine Räumlichkeit gemietet werden oder gibt es die Möglichkeit, einen Raum kostenlos zu nutzen? In jedem Fall solltest du dich rechtzeitig um einen Raum kümmern.
- Soll die Party ganz oder teilweise draußen stattfinden? Wenn die Party draußen stattfinden soll, solltest du einen Notfallplan für schlechtes Wetter haben. Es sollte also auch ein Raum genutzt werden können.
- Soll es eine besondere Location sein?
4. Das Essen – Caterer oder selbst machen?
Das Essen ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für eine Party. Daher sollte dem Essen besonders viel Aufmerksamkeit gewidmet werden. Zu klären ist:
- Soll das Essen selbst zubereitet werden? Wenn ja, was soll es geben? Was lässt sich leicht und schnell zubereiten, was dauert länger? Welche Zutaten werden benötigt?
- Soll es ein (Gänge-)Menü geben, das an den Tischen serviert wird, oder reicht ein Buffet?
Soll (zusätzlich) gegrillt werden? - Bitte achte darauf, dass sich immer mehr Menschen vegetarisch oder vegan ernähren, dementsprechend sollte ein Angebot vorhanden sein. Am besten fragst du die Gäste oder bittest in der Einladung, Bescheid zu geben, wer Vegetarier oder Veganer ist.
- Bei der Auswahl eines Caterers solltest du dich nicht scheuen, im Freundes- oder Kollegenkreis zu fragen, welcher empfohlen werden kann.
- Falls Kinder auf die Party kommen, bitte auch an diese denken.
Tipp: Ein paar Chips oder Snacks auf den Tischen machen sich immer gut und können bei dem einen oder der anderen den größten Hunger vorab stillen.
5. Für ausreichend Getränke sorgen
Getränke dürfen auf keiner Party fehlen und sollten wenn möglich auch nicht ausgehen. An Leute, die keinen Alkohol trinken, und an Kinder muss auch gedacht werden. Daher solltest du klären:
- Was und wie viel wird an alkoholischen Getränken benötigt?
- Welche nichtalkoholischen Getränke sollen bereitstehen?
- Wie viele Kinder sind dabei?
- Sollen die Getränke selbst gekauft oder geliefert werden?
- Gibt es die Möglichkeit, nicht verbrauchte Getränke zurückzugeben?
6. Musik vorbereiten
Die Musik ist ebenfalls ein kritischer Punkt auf einer Party und sollte gut bedacht werden. Kläre also:
- Welche Musik kommt bei den Gästen gut an beziehungsweise passt zum Anlass oder Motto?
- Soll die Musik aus der Anlage kommen? Wenn ja, ist es gut, eine Playlist zu erstellen. Bitte auch die Technik vorab prüfen.
- In öffentlichen Locations wird möglicherweise eine GEMA-Gebühr fällig.
- Soll ein DJ oder eine Live-Band engagiert werden, sollten diese rechtzeitig gebucht werden.
7. An die Deko denken
Gäste wollen sich auf der Party wohlfühlen. Die Location sollte passend zum Anlass oder Motto somit auch gut dekoriert werden.
- Fange rechtzeitig an, dich um die Deko zu kümmern. Das spart Nerven und oft auch Kosten.
- Blumen auf den Tischen und Luftballons im Raum machen sich je nach Anlass immer gut.
- Falls dir nichts Richtiges einfällt, frage deine Freunde und bitte sie um Mithilfe.
8. Mach dir eine Einkaufsliste
Um nichts zu vergessen, solltest du dir frühzeitig eine Liste für den Einkauf machen. Wichtige Dinge, die du benötigst, sind:
- Essen: Zutaten (bei Selbstzubereitung), Snacks, an Kinder denken
- Getränke: Wasser, Limonade, Saft, Bier, Wein, Aperitif, Punsch, Bowle …
- Dekoration: eventuell Luftschlangen, Luftballons, Banner, Konfetti ...
- Party-Gifts: beispielsweise Süßigkeiten wie Schokoladenherzen, Mini-Bottles, Andenken ...
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